Visioconférence: on se connecte à distance

Voilà maintenant plusieurs années que la visioconférence s'est implantée dans les mondes du digital et du travail. Que vous soyez un particulier qui utilise la visioconférence comme moyen de contact à distance avec votre famille ou vos amis, ou bien que vous soyez amené à organiser et à participer à des entretiens en visioconférence pour le travail. Il est important de savoir manier les différents outils dédiés.   

Présentation des outils de visioconférence 

La visioconférence passe par des serveurs en ligne, qui sont protégés chez les hébergeurs. Au cours des années, différents outils se sont démocratisés comme Skype, Zoom, FaceTime, pour citer les plus connus. Mais il y en a bien d’autres.

Nous allons majoritairement nous intéresser à trois outils, Webex by Cisco, Google Meet de la suite Google Workspace et Zoom.

Webex by Cisco

Webex est géré par Cisco, une entreprise américaine spécialisée dans la visioconférence, la sécurité informatique, le télétravail et toutes autres fonctions IT. Cisco offre plusieurs outils de management à distance tel que Webex qui est leur outil de visioconférence.
 

Google Meet, la visioconférence avec Google

Google Meet est la solution de Google pour la visioconférence. C’est un outil sécurisé, gratuit et qui peut se lier à vos autres applications Google. Par exemple, vous pouvez directement inviter et rejoindre une visioconférence depuis votre Google Agenda.

Zoom

Zoom est également un outil de visioconférence gratuit, disponible soit à l’aide d’une application sur tablette ou smartphone, soit directement sur votre ordinateur et navigateur. Zoom offre notamment la possibilité d’effectuer des appels jusqu'à 100 participants. Cependant, la version gratuite limite la durée des appels à 40 minutes.

Vous pouvez accéder à Zoom directement sur votre navigateur ou directement en utilisant ce lien > Zoom

Webex, tour d’horizon.

webex est une application mais également un site web spécialisé dans la visioconférence géré par Cisco une entreprise spécialisée dans l’informatique et les solutions digitales.

Vous pouvez accéder à Webex en suivant directement ce lien : Webex by Cisco

L’application Webex de bureau et mobile est disponible ici : Webex App

 Rejoindre une réunion

Pour rejoindre une réunion vous aurez besoin d’un lien qui donne accès à cette réunion ou d’un numéro de réunion. Ce lien et numéro vont être créés lorsqu'un organisateur définit une date et une heure pour une réunion Webex. Ces informations vous seront ensuite envoyées ou transmises.

Par exemple, votre conseiller ORP peut vous envoyer un lien pour une visioconférence Webex par e-mail.

Une fois le lien obtenu, vous pourrez rejoindre la réunion en cliquant dessus.

Vous arriverez sur un page vous proposant d’installer Webex ou de rejoindre directement la réunion sur votre navigateur.

Cliquez sur Rejoignez la réunion à partir de votre navigateur si vous ne possédez pas l’application.

Ensuite il vous sera demandé de spécifier votre nom et de copier les caractères de sécurité.

Une fois fait cliquez sur Suivant pour rejoindre la réunion.

Pour rejoindre une réunion depuis le site internet ou l’application il faut dans un premier temps vous rendre dans l’onglet : Rejoindre une réunion.

Puis entrer le numéro de la réunion. Vous pouvez également trouver ce numéro dans votre invitation Webex qui vous à été envoyée par mail.

Sur l’application mobile le système reste le même. Lancer l’application puis sur l’écran d'accueil cliquez sur Rejoindre réunion.

Puis sur l’écran suivant, entrer le lien de la réunion pour accéder à la visioconférence. Ensuite mentionner votre nom et votre adresse email puis cliquez sur suivant.

Vous voilà connectés !

Webex les fonctionnalités

Une fois dans votre appel Webex vous avez accès à un panel de fonctionnalités.

Un appel vidéo Webex se décompose en plusieurs sections avec chacune leurs fonctionnalités offertes..

• Le panneau de visualisation Ce panneau se compose de la vidéo des participations à la réunion. Elle offre une fonction de gestion de l’affichage.

• Vos outils Cette partie concerne l’ensemble des outils à votre disposition.
  Activer, désactiver votre micro. Activer, désactiver votre caméra. Partager votre écran, enregistrer l’appel ainsi que vos paramètres et le bouton pour quitter, mettre fin à l’appel.

• Le panneau de groupe Dans le panneau de groupe, vous retrouverez l’ensemble des participants à l’appel ainsi que la possibilité d’accéder au Chat écrit.

Google Meet, tour d'horizon

Google Meet est la solution de Google pour la visioconférence. C’est un outil sécurisé, gratuit et qui peut se lier à vos autres applications Google. Par exemple, vous pouvez directement inviter et rejoindre une visioconférence depuis votre Google Agenda.

Vous pouvez accéder à Google Meet directement via ce lien > Google Meet

Ou dans votre panneau d’accès rapide aux applications Google.

Ma première Visio-conférence avec Google Meet

Comme mentionné ci-dessus, Google Meet est votre outil de visioconférence gratuit et disponible dans votre compte Google. Comme tout outil de visioconférence Google, Meet fonctionne sur un principe très simple.

Créer une réunion, dont l’intitulé est > Nouvelle réunion

Ou bien, rejoindre une réunion, dans ce cas l’intitulé est > Saisir un code ou un lien.

Pour créer une réunion, il vous faut un compte Google cependant, pour rejoindre une réunion, il n’est pas nécessaire d’avoir un compte. Simplement un code de réunion ou un lien est suffisant. Ce code ou ce lien vous est transmis par le créateur de la réunion soit par e-mail soit par message direct.

Créer une nouvelle réunion avec Google Meet 

Pour créer une nouvelle réunion avec Google Meet, vous devez vous connecter à votre compte Google. Si vous ne savez pas encore comment le faire, ou si vous ne possédez pas encore de compte Google, vous pouvez participer à notre Atelier > Commencer avec l’environnement Google.

Google Meet, rejoindre, créer ma visioconférence 

Pour créer une visioconférence Google Meet, vous pouvez aller sur la page d’accueil de Google Meet pour débuter le processus.

Meet.google

Ou bien, directement depuis vos applications Google. Vous retrouverez toutes les informations concernant l’environnement Google dans notre Atelier correspondant.

Une fois sur la page d’accueil de Meet, cliquez sur le bouton > Nouvelle Réunion pour créer une réunion.

Vous avez ainsi la possibilité de créer trois types de réunions.

À une date ultérieure, pour d’ores et déjà planifier votre réunion.

Utiliser > Démarrer une réunion instantanée pour créer une réunion et ajouter par la suite des personnes à votre visioconférence,

ou bien > Planifier dans Google Agenda, pour agender la réunion et automatiquement transmettre les informations pour la rejoindre. Ce dernier point est débattu dans notre Atelier > Organiser vos calendriers

Pour démarrer la réunion cliquez sur > Démarrer une réunion instantanée

Lors de la création d’une réunion depuis votre navigateur, il vous sera demandé d’autoriser l’utilisation de votre micro, puis de votre caméra.

Ceci est une sécurité pour éviter qu’un site Internet puisse accéder à vos données, caméra, micro.

Cliquez sur > autoriser pour autoriser l’utilisation de votre > micro et > caméra

Il est également possible d’autoriser définitivement l’accès pour ne plus avoir à le faire à chaque fois.

Il vous sera demandé d’autoriser également les notifications. Vous pouvez refuser. Cependant, les notifications de navigateur seront très utiles pour savoir qui rejoint votre appel ou bien si vous êtes invité à rejoindre un autre appel.

Une fois dans l’interface, plusieurs options s’offrent à vous.

Lors de la création d’une réunion, vous avez accès à l’option > Ajouter des participants ainsi qu’au lien de réunion.

La fonction > Ajouter des participants vous permet d'ajouter directement les participants, via leurs adresses e-mail ou en cherchant dans votre liste de contact selon un principe de suggestions.

 Les fonctions de Google Meet

Google Meet dispose de la plupart des fonctions que vous retrouverez dans l’ensemble des outils de visioconférence.

À Savoir

Microphone et Caméra

Sous-titres et Lever la main

Réactions et Partage d’écran 

Options supplémentaires et quitter l’appel

Vous retrouverez également, dans leur ordre respectif,

Informations, Liste des participants, Chat de la conversation, Applications complémentaires et Outils de modération

Google Meet Rejoindre une visioconférence

Rejoindre par e-mail

Il est possible de rejoindre une visioconférence directement à l’aide du lien reçu par e-mail, avec une invitation en cliquant sur le bouton > REJOINDRE L’APPEL.

Il vous faut ensuite accepter l’utilisation de votre > caméra et microphone

Vous serez ainsi dans ce qui s’appelle une salle d’attente.

Cette salle d’attente vous permet de vérifier que votre micro est bien activé, que votre caméra fonctionne correctement. Vous avez la possibilité de choisir, parmi plusieurs, un fond personnalisé en arrière-plan.

En cas de problème de micro ou de caméra

Cliquez sur les > Icônes de micro et caméra pour les activer$

Si le problème persiste

En bas de votre visualisation, il est possible de vérifier que le micro, la caméra, et la sortie son, tels que définis, correspondent bien à votre appareil.

La plupart des problèmes de son et de caméra sont ainsi résolus en définissant correctement le périphérique.

Pour vérifier chacun des périphériques, cliquez sur chaque > bouton correspondant vous permettant d’afficher les options

Comme vous pouvez le voir, plusieurs options s’affichent pour l’édition du micro. L’option par défaut sera souvent la meilleure option pour s’assurer du fonctionnement de votre micro. Toutefois, il se peut que votre micro soit différent. Par exemple, dans le cas d’une utilisation de casque audio avec microphone intégré.

Dans ce cas, cliquez sur > l’option qui correspond le mieux à votre utilisation.

Notez qu’il est possible de visualiser le niveau de son de votre micro pour mieux vous rendre compte de son fonctionnement ou non.

L’option des haut-parleurs correspond à la sortie audio. Il est alors nécessaire de vérifier que vous recevez bien la voix de la personne en face de vous.

Comme pour le micro, il se peut, en fonction de votre matériel, que le son soit émis par un périphérique différent. Choisissez le bon périphérique dans la liste et contrôlez que tout fonctionne à l’aide de l’option > Tester les haut-parleurs.

La webcam possède une option similaire.

En temps normal, votre webcam par défaut est celle de votre ordinateur ou de votre périphérique. Cependant, il est possible que vous possédiez une webcam externe, il est donc facile de la sélectionner dans la liste.

Un enregistrement vidéo est disponible pour vous assurer que tout fonctionne.

Vous pouvez ensuite définir un effet visuel pour le fond de votre présence devant la caméra, si vous le désirez. Mais ceci est uniquement disponible lors d’une utilisation de Meet via Chrome.

Le fond visuel que vous pouvez choisir vous permet de garder l’intimité de votre intérieur, soit en floutant le fond, soit en affichant une image ou une animation en arrière-plan.

Vous pouvez ainsi changer de fond en fonction de vos envies !

Cependant, il est important de noter que, lors d’un entretien en visioconférence pour postuler un emploi, il est bon de favoriser un fond flouté, ou bien un fond qui présente un espace de travail ou, dans tous les cas, le plus neutre possible.

Évitez les fantaisies comme un vaisseau spatial ou une éruption volcanique.

Une fois prêt à rejoindre votre appel cliquez sur > Participer pour rejoindre la visioconférence.

Une demande de participation est alors effectuée auprès de l’organisateur.

Vous voilà à présent dans votre appel visioconférence Google Meet

Rejoindre manuellement un appel visioconférence Google Meet

Pour rejoindre manuellement un appel visioconférence, il vous faut connaître le code de la réunion, qui se présente sous forme de lien de la réunion…

comme ceci…

https://Meet.google.com/wci-awer-sas

ou bien du code de la réunion, comme cela

wci-awer-sas

Ce code doit être saisi directement sur la page d’accueil de Google Meet, dans > Saisir un code ou un lien.

Collez le code de réunion ou le lien, puis cliquez sur > Participer.

Vous arrivez ensuite dans la salle d’attente, vous laissant le temps de paramétrer votre appel et de vous assurer que tout fonctionne.

Lorsque vous êtes prêt à rejoindre la réunion cliquez sur > Participer à la réunion.

Conclusion…

La visioconférence prend désormais une place prépondérante dans l’univers du travail et du télétravail. De plus en plus de personnes doivent, à présent, partager leurs journées entre travail au bureau et travail à domicile. 

Tout ceci rend la communication parfois difficile entre employé et employeur. Mais aussi un employé et ses collègues se trouvant sur d’autres sites. 

Les différents outils de visioconférence viennent apporter une solution économique et très efficace pour organiser et rejoindre des appels vidéo et ainsi faciliter toutes les communications à distance.