Les petits détails qui font la différence ( scanner vos documents, outils de traduction, une bonne photo...)

Apprenez à soigner la présentation et les détails. Découvrez comment insérer une photo de profil réussie et comment vous présenter clairement sans erreurs. 

Avant de commencer

Savez-vous qu’un recruteur passe très peu de temps sur un CV, entre 8 et 10 secondes seulement ? Il faut donc attirer son attention avec un CV qui vous présente clairement, une photo de profil qui transmette le bon message et sans erreurs de français. Il s’agit ici du travail le plus important et le plus difficile, lorsqu’il s’agit de chercher et de trouver un emploi. Avant de commencer cet atelier, assurez-vous d’avoir un modèle de CV et de lettre de motivation, tous deux clairs et qui vous plaisent. Pour cela, retrouvez notre atelier Votre CV et Lettre de Motivation en toute simplicité

Scanner des documents avec votre smartphone

Scanner des documents, comme des CVs, des certificats médicaux, des lettres ou des cartes peut se faire directement depuis votre smartphone sans avoir besoin d’applications spécifiquement dédiées à la numérisation.

Les utilisateurs de smartphone Android peuvent directement utiliser l’application native Google Drive, tandis que les détenteurs d' iPhone pourront se servir de l’application Fichiers (Files, Ficheiros,...).

Ces documents sont enregistrés au format PDF à l’emplacement  (dossier du Drive, dossier local) que vous aurez choisi. 

Avec Google Drive (Android)

1. Avant de commencer, assurez-vous que vous êtes bien connecté à un Wifi. Ne pas utiliser les Données mobiles car la sauvegarde finale du document scanné tournera en boucle sans jamais se terminer.
2. Ouvrez l'application Google Drive . Si vous ne l’avez pas encore, il faut le télécharger depuis le store.

3. Une fois l’application Google Drive ouverte, en bas à droite, appuyez sur 

4. Ensuite, appuyez sur Numériser .

 5. Prenez une photo du document à numériser et validez la photo. Si c’est la première fois que Google Drive utilise votre appareil photo, il vous demandera l’autorisation.

• Si le cadrage est mal fait : appuyez sur Recadrer et, à l’aide de vos doigts, ajustez convenablement la zone de numérisation
• Pour remettre la couleur originale du document : appuyez sur la palette et choisir l’option Couleur.
• Pour reprendre une photo : appuyez sur Numériser à nouveau la page actuelle .
• Pour scanner une autre page (cas des documents recto-verso ou à plusieurs pages, ou fusion de documents différents) : appuyez sur Ajouter .
• Pour modifier le titre par défaut (numérisé_xxxxxxxx-xxxx.pdf), appuyez dessus en haut de l’écran puis renommez-le et validez par OK

 6. Pour enregistrer le document fini, appuyez sur Enregistrer .

Pour faciliter l’opération, on peut placer un raccourci de numérisation sur l'écran d'accueil

Pour cela :

• Ouvrez les widgets de votre téléphone ou de votre tablette Android par un appui-long sur un emplacement vide de votre écran d’accueil.
• Recherchez le widget "Drive – Numérisation".
• Appuyez de manière prolongée sur le widget.
• Faites-le glisser sur votre écran d'accueil. Il est possible que vous soyez invité à sélectionner un compte.
• Choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer les documents. Si vous souhaitez créer un dossier, appuyez sur Nouveau dossier .
• Appuyez sur Sélectionner. Le widget prendra le nom du dossier.

Avec Fichiers (iPhone)

Pour scanner avec un iPhone, on utilisera l’application native du téléphone, Il s’agit de Fichiers, le gestionnaire de fichiers Apple. On n’a pas besoin d'être connecté à un wifi puisqu’on pourra même sauvegarder localement le document fini.

1. Ouvrez l'application Fichiers . Si vous ne l’avez pas encore, il faut le télécharger depuis l'App store.
2. Sélectionnez l’onglet Explorer, puis choisissez l’emplacement de sauvegarde du document fini (en local (sur mon iPhone) ou dans un cloud.

Dans le cas où vous voulez l’enregistrer dans un cloud (iCloud, Drive, OneDrive…), votre téléphone devrait être connecté.

3. Cliquez sur les trois petits points ⋮ situés en haut à droite de l’écran et choisissez l’option Scanner des documents

L’appareil photo s’ouvre. Positionnez votre document au-dessus de votre iPhone afin qu’il soit bien cadré. La prise de vue se déclenche automatiquement. 

1. Appuyez sur Enregistrer si vous ne voulez apporter aucune modification (déconseillez). Sinon, appuyez sur la miniature du document scanné (en bas à gauche). 

1. Après avoir appuyé sur la miniature,vous pourrez apporter vos différentes modifications (recadrer manuellement comme souhaité, jouer sur les couleurs, repositionner, et même supprimer (uniquement la vue en cours). Enfin, vous pouvez valider la prise de vue en appuyant sur OK ou tout reprendre du début en appuyant sur Reprendre. 

Les pages d’un même document, numérisées les unes à la suite des autres, s’ajoutent dans leur ordre de numérisation au même fichier qui sera créé.

1. Un fichier est créé avec le titre “Document scanné” par défaut. Vous avez la possibilité de le renommer. Pour cela, appuyez sur le titre et renommez-le. L’opération terminée, le document sera sauvegardé au format PDF dans votre iPhone ou sur le Cloud.

La traduction

Avec Deepl

 Deepl.com est une plateforme hautement qualitative qui est plus nuancée dans ses traductions que celle de Google.

Une fois sur Deepl l’interface est décomposée en 3 Grande partie.

1. Le menu de navigation du site Web.
2. Les options de textes de Deepl.
3. Les champs de textes de Deepl, qui vous permettent de traduire votre texte.

Pour changer la langue cible de votre traduction, cliquez à présent sur la langue de la section de droite.

Une fenêtre s’ouvre à présent vous proposant de choisir la langue de destination.

Sélectionner ainsi la langue de destination que vous désirez.

Pour sélectionner la langue de saisie désirée, cliquez sur détection automatique pour sélectionner une langue précise.

Un panneau va s’ouvrir et vous proposer de choisir votre langue de saisie. 

Sélectionnez ainsi, parmi les options, votre langue de saisie préférée. 

Par défaut, une détection automatique va être effectuée. Notez que le choix des langues de Deepl est plus limité que Google Traduction. De nouvelles langues sont régulièrement ajoutées à l’outil. 

Une fois votre langue de saisie définie, il est temps d’entrer dans le champ votre texte à traduire. Pour cet exemple, nous avons défini l’anglais.

Instantanément, une traduction de votre texte va être effectuée.

Une fois la traduction effectuée, contrôler toujours la validité de celle-ci. Deepl est un très bon outil de traduction, mais n’est pas parfait. De manière générale, il est important de toujours vérifier le résultat d’un outil automatisé.

Pour maintenant copier le résultat de votre traduction, cliquez sur le bouton Copie en bas à droite de votre champ de texte.

Il vous reste à copier le résultat de votre traduction… Cliquez sur le bouton/icône Copie,  en bas à droite de votre champ de texte.

Deepl vous offre une autre fonction utile, mais limitée. La traduction de documents de textes, par fichiers entiers.

Cette fonction va vous permettre de directement traduire une lettre, un CV ou tout autres documents texte de votre choix. Cependant, cette fonction est limitée à 5 000 caractères, dans la version gratuite de Deepl. 

Pour commencer à traduire un document texte, cliquez sur l’onglet > Traduire des fichiers, en haut de votre champ de saisie.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre ainsi vous proposant de sélectionner un fichier à traduire. Notez que le format des fichiers est limité à PDF, Docx et pptx.

Soit un format PDF, ou Word document, ou Powerpoint, uniquement.

Pour ajouter un document à traduire, cliquez sur sélectionner un fichier.

Une fenêtre s’ouvre alors, vous demandant de sélectionner votre document à traduire. 

Sélectionnez ainsi votre document, dans notre exemple nous sélectionnons notre CV qui est en format PDF.

La fenêtre suivante vous demande d’accepter l’accord de protection des données. Deepl passe par une entreprise tierce pour le traitement des documents, qui est Adobe Inc.

Adobe Inc. est l’entreprise leader mondiale, pour tous les outils professionnels du secteur graphique notamment, et c’est une entreprise de confiance.

Une fois l’accord de protection des données confirmé, votre fichier va être importé et il vous est demandé de choisir la langue de traduction.

Cliquez ensuite sur le bouton > Traduire, pour effectuer une traduction de votre document.

Deepl va ainsi traduire votre document.

Une fois votre traduction effectuée, vous retrouvez votre document ainsi traduit et n’avez plus qu’à l’enregistrer dans votre ordinateur. 

Comment prendre une photo pour CV 

• Demandez à une tierce personne de prendre la photo. Un selfie n’est pas du tout une option à retenir.
• Utilisez un fond neutre. Idéalement un simple mur blanc. Il ne faut rien de trop distrayant en arrière-plan.
• Habillez-vous convenablement, comme si vous alliez à un entretien d’embauche.
• Laissez de l’espace au-dessus de votre tête et de vos épaules pour cadrer convenablement la photo et votre visage. Cadrer au-dessous de la taille n’a pas de sens. C’est vraiment votre buste qui importe. 
• Regardez droit vers l’objectif de l’appareil photo et choisissez une pose naturelle. 

Transférez la photo depuis votre téléphone vers votre > Google Drive. Si une tierce personne l’a prise, demandez lui de vous l’envoyer par e-mail.

Pour bien comprendre l’organisation des dossiers, découvrez notre atelier.

 Transférer la photo de votre Smartphone vers votre Google Drive

Vous pouvez le faire de différentes manières. Cela va dépend de votre smartphone et de votre installation. Par exemple, si vous avez un smartphone Android et que votre compte Google est activé sur votre appareil, vous pourrez, à partir de la photo de profil, tapoter dessus puis > Partager >Enregistrer sur le Drive. 

 La méthode la plus générale

Le plus simple est d’envoyer votre photo par E-mail depuis votre smartphone. 

Ainsi, vous pourrez réceptionner l’image depuis n’importe quel ordinateur et pratiquer le fameux glisser-déposer. 

À partir de là, vous pourrez charger la photo dans votre Google Drive.

 Insérer une photo dans votre CV

Pour insérer une photo dans votre CV, vous devez :

1. Ouvrir votre CV.

2. Vous placez à l’endroit où vous souhaitez insérer la photo. 

3. Cliquez sur > Insertion dans le menu du haut.

4. Puis > Image et > Drive.

5. Enfin, sélectionnez l’image que vous souhaitez insérer.

6. Puis > INSÉRER.

Positionner et recadrer la photo

La photo est insérée, mais prend désormais tout l’espace. Vous devez la positionner et l’ajuster.

 Recadrer 

Pour cela :

1. Cliquez sur > Options de l’image, dans le menu du haut.

2. Un nouveau menu apparaît à partir duquel vous pourrez ajuster la photo.

3. En cliquant sur l’onglet > Taille et rotation, vous pouvez adapter la taille. Pour cet exemple, nous suggérons de la diminuer et de l’amener à 3 cm. Immédiatement, la photo est réduite à 3 cm.

Il faut désormais la placer là où vous le souhaitez.

Placer l’image

Une fois votre photo réduite, vous pouvez la placer. Google Docs propose plusieurs options :

• Aligner la photo
• Retour à la ligne
• Intercaler
• Derrière le texte 
• Devant le texte 

Pour bien placer l’image, nous recommandons de sélectionner l’option > Derrière le texte.

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur l’image et la glisser là où vous la souhaitez.

En conclusion

Vous savez désormais utiliser quelques solutions très intéressantes et faciles à manier, pour présenter votre CV et une lettre de motivation, sans erreurs et avec une présentation irréprochable, ainsi que traduire vos textes et documents en ligne ou physiques.