Workshop: Let’s Google (Gmail & Google Drive)

Ce que nous allons voir dans ce workshop

• Organisation du Drive - Création de dossiers et nomenclature
• Téléchargement des documents
• Utilisation du Gmail

 Avant de commencer

Google offre un environnement de travail gratuit. Il propose tous les outils nécessaires pour gérer votre vie administrative. 

Bien sûr, la messagerie pour les e-mails, Drive pour le stockage des données, Docs pour rédiger du contenu, Calendar pour gérer votre emploi du temps, Sheets pour l'organisation de vos données, Map pour vous rendre à vos rendez-vous.

 Un compte Gmail

Un compte Gmail est un compte Google gratuit dont l’adresse électronique se termine par @gmail.com. 

Si vous n’avez pas encore de compte Gmail, consultez l’atelier sur la création d’une adresse e-mail sérieuse, et créez ce compte afin de pouvoir poursuivre.

Votre compte Gmail vous donne accès à tous les outils offerts par Google !

 Comment accéder à mon compte Google

Pour accéder à votre compte Google :

1. Ouvrez le navigateur web de votre choix, Chrome, Firefox, Safari, Edge...

2. Dans le menu de recherche, tapez > Compte Google.

3. Cliquez sur le premier résultat ou simplement sur ce lien. 

4. Vous accédez ainsi au compte Google. Si vous n’avez pas de compte Google consultez notre atelier sur la création d’un compte Gmail.

5. Entrez votre identifiant qui est votre adresse Gmail et cliquez > Suivant

6. Saisissez votre mot de passe > Suivant

Vous êtes connecté à votre compte Google !

Si vous n'avez pas de compte Gmail

Si vous n'avez pas de compte Gmail, vous pouvez néanmoins créer un compte Google en utilisant votre adresse mail actuelle. 

Pour accéder à votre compte Google :

1. Ouvrez le navigateur web de votre choix, Chrome, Firefox, Safari, Edge...

2. Dans le menu de recherche, tapez > Compte Google.

3. Cliquez sur le premier résultat ou simplement sur ce lien. 

4. Cliquez > Créer un compte

5. Puis > Utiliser plutôt mon adresse de courriel actuelle

Il vous suffira de saisir les informations relatives à votre adresse mail actuelle, choisir un mot de passe et confirmer que cette adresse vous appartient.  

 Les applications gratuites offertes par Google

Google offre de nombreuses applications gratuites que vous pouvez retrouver en cliquant en haut à droite sur l’icône qui a plusieurs petits points.  

À partir de là, vous pouvez accéder à:

• votre compte Gmail
• Drive
• Docs
• Sheets
• Agenda
• …

Il suffit de cliquer sur l’application que vous souhaitez ouvrir. 

Dans toute application Google, vous retrouverez toujours en haut à droite l’icône des applications qui vous permettra d’aller d’un programme vers un autre. Ainsi, par exemple, vous pourrez naviguer facilement depuis votre compte Gmail vers votre Drive.

Google Drive

Google Drive est une solution de stockage de vos documents sur le cloud, qui vous permet d’enregistrer des fichiers en ligne et d’y accéder depuis n’importe quel smartphone, tablette ou ordinateur. La création d’un compte Google vous offre 15 GB de stockage gratuit. Pour plus d'informations sur le stockage des données, découvrez notre atelier sur le stockage de données.

Le travail que vous ferez sur Google Docs ou Sheets, sera automatiquement sauvegardé sur votre Drive.  

Google Docs

Google Docs est un traitement de texte que vous pouvez utiliser pour créer et modifier des documents directement sur votre Google Drive. 

Il s’agit d’une application Web, ce qui signifie que vous n’avez pas à installer un logiciel sur votre ordinateur. Vous pouvez l’utiliser depuis n’importe quel ordinateur et depuis n’importe où dans le monde. Il suffit d’avoir une connexion Internet.

Si vous commencez à rédiger un C.V. dans Docs, vous pouvez le terminer plus tard à la maison, car l’application et le document sont stockés sur le Drive. Il n’y a donc aucun fichier à transférer.

Pour découvrir comment faire son C.V dans Docs consultez l’atelier.

Organisez vos dossiers

Apprenez à organiser vos dossiers pour gagner en efficacité. 

Avant de commencer 

Savoir organiser vos dossiers est essentiel dans la structure de votre recherche d’emploi, mais aussi dans votre vie en général. Il faut vraiment voir cette organisation comme étant une suite d’enchaînements simples et parfaitement logiques.

Comprendre l’organisation

La vision d’ensemble est importante. La façon dont vous organisez vos dossiers dépend essentiellement de la façon dont vous divisez mentalement votre vie. Mais avant tout, cela doit être simple, logique et pratique. Voici quelques règles de base pour organiser vos fichiers.

 Exemple de structure de dossiers 

Pour commencer, voici un exemple de structure de dossier. Vous pouvez vous en inspirer et l'adapter à vos besoins. 

Par exemple: Vous pourriez avoir un dossier professionnel et dans le dossier professionnel les sous-dossiers suivants:

• CV
• LM
• Diplômes et Certificats
• Autres

 Une nomenclature logique

Nommer ses dossiers n’est pas facile. Pourtant, si vous parvenez à trouver une logique dans votre nomenclature, cela vous simplifiera la vie plus tard.

Pensez-vous que “Facture électricité.pdf" soit un bon nom ? Pas vraiment. Pour donner un nom à vos documents, essayez d’imaginer par quel mot vous les chercheriez. Quels sont les mots clés que vous utiliseriez ? 

• La date (facture électricité décembre 2021)
• L’entreprise (facture électricité XYZ SA)
• Le genre de document (facture d’électricité)

Ainsi une bonne nomenclature, que vous mettez au point et que vous conservez, vous permet de regarder les fichiers placés dans un dossier et immédiatement reconnaître de quoi il s’agit, sans nécessairement devoir les ouvrir. 

Ainsi, un bon nom de fichier, pourrait être 2021-12-XYZ SA-facture.pdf

Organisez vos fichiers dans Google Drive

 Créez un dossier

1. Connectez-vous à votre Drive. Si vous ne savez plus comment faire, revoyez notre atelier Commencer avec l’environnement Google.

2. Dans le menu de gauche, cliquez sur > + Nouveau

3. Puis > Dossier

4. Nommez votre dossier, par exemple “Professionnel” > Créer.

5. Votre dossier apparaît dans votre Drive.

Créez des sous-dossiers

Vous pouvez créer autant de sous-dossiers que vous le souhaitez. Pour ceci, double-cliquez sur le dossier en question > Professionnel. En quelque sorte, vous entrez dans le dossier. Vous pouvez désormais créer un sous-dossier, exactement de la même manière que nous l’avons vu précédemment. 

1. Drive vous explique où vous êtes > Mon Drive > Professionnel (ce qui signifie que vous êtes dans votre Drive et dans le dossier professionnel). Vous retrouvez la même information dans le menu de gauche.

2. Cliquez sur > + Nouveau 

3. Nommez votre nouveau dossier > Recherche d’emploi > Créer. 

4. Dans le menu de gauche, vous pourrez retrouver tous vos dossiers dans Mon Drive.

5. En cliquant sur l’un de vos dossiers, vous retrouvez la structure que vous avez créée.

 Déplacez vos dossiers

Vous pouvez facilement déplacer un fichier ou un dossier vers un autre en utilisant la technique du Glisser-Déposer. 

Il suffit de :

1. Cliquer sur le fichier que vous souhaitez déplacer et, tout en maintenant la pression, le déplacer dans le dossier de destination que vous souhaitez, puis vous relâchez. 

2. Une autre solution, si vous utilisez une souris, est de faire un clic droit sur le fichier en question puis de cliquer sur > Déplacer vers

3. Puis vous sélectionnez le dossier et cliquez sur > Déplacer.

4. Vous pouvez utiliser la technique de Glisser-Déposer depuis n’importe quelle source. Admettons que le dossier ou le fichier se trouve sur votre ordinateur. Il suffit de cliquer sur le dossier en question, de maintenir la pression et de le déposer dans le dossier souhaité, dans votre Drive.

Effacez des dossiers

Vous pouvez également effacer des dossiers et des fichiers soit en faisant un clic droit de la souris, sur le dossier ou fichier en question > Supprimer.

Ou simplement en le glissant-déposant dans la corbeille qui se trouve dans le menu de gauche. 

 Conclusion

Nous avons pris un exemple en utilisant Google Drive, mais peu importe où vous stockez vos données, que ce soit sur un disque dur, un cloud, ou directement sur votre ordinateur, la procédure reste la même. 

Organiser ses dossiers peut sembler particulièrement décourageant et pourtant,

vous gagnerez un temps précieux dans l’administration de vos courriers, le suivi de vos recherches et vos archives. Prenez ce temps pour en gagner par la suite.

Utilisez votre messagerie

Avant de commencer

Se connecter à votre compte Gmail

Rédiger un e-mail

Réception et lecture d’un e-mail

Répondre, transférer, imprimer, etc.

Avant de commencer

Si vous n’avez pas encore de compte Gmail, découvrez notre atelier qui vous expliquera comment en créer un. Il y a de très nombreux prestataires de service de messagerie. Vous connaissez certainement hotmail, devenu outlook, Yahoo mail, peut-être encore GMX ou Zoho mail. La raison pour laquelle nous vous encourageons à créer une adresse mail chez Gmail, est que ce compte vous donne accès à tous les services offerts par Google. Pour découvrir ces services, rejoignez notre atelier Commencez avec l’environnement Google.

Se connecter à son compte Gmail

Pour vous connecter à votre compte Gmail, il faut :

1. Lancer un navigateur web (Chrome, Safari, Firefox, Edge…)

2. Dans la barre de recherche taper > Gmail.

3. Puis cliquez sur la première proposition de recherche, ou simplement sur le lien suivant.

4. Une fois la page Gmail chargée, cliquez sur > Connexion.

5. Insérez votre e-mail > Suivant.

6. Introduisez votre mot de passe > Suivant.

Vous êtes sur votre messagerie.

Rédiger un e-mail

Désormais connecté, vous pouvez écrire un courrier électronique.

Il suffit de :

1. Cliquez sur > Nouveau Message, bouton qui se trouve en haut à gauche.

2. Une petite fenêtre apparaît au bas de votre écran.

3. À partir de là, vous pouvez entrer l'adresse e-mail de votre destinataire à côté de > À. Par exemple : nolimit@declix.io

4. Puis à côté de > Objet, vous pouvez donner un titre à votre e-mail, par exemple > “Atelier”

Finalement, dans le corps du message, vous pouvez rédiger le contenu de votre courrier électronique. Gmail vous offre même un outil formidable appelé “Rédaction intelligente”, ce qui vous permet de gagner du temps.

Une fois votre contenu rédigé, il vous suffit de l’envoyer en cliquant sur le bouton bleu > Envoyer, que vous trouverez au bas de la page.

Lorsque votre message est envoyé, vous recevrez une confirmation qui apparaît au bas de la page.

Réception et lecture d’un e-mail

Lorsque vous recevez un e-mail, celui-ci arrive dans votre messagerie principale.

Ainsi, vous pouvez voir dans la colonne de gauche, le nombre de nouveau(x) message(s) dans votre Boîte de réception. Ici, il y en a 1. 

Puis, au milieu de votre page de messagerie, vous pouvez retrouver ce nouveau message, ainsi que toute votre correspondance. 

Pour ouvrir ce message, il suffit de cliquer dessus.

Répondre, transférer, imprimer, etc.

Vous pouvez immédiatement répondre à ce message en cliquant sur la petite flèche en haut à droite.

Automatiquement, une nouvelle fenêtre de réponse apparaît. Vous l’utilisez pour tout simplement répondre. Puis, vous envoyez votre réponse comme nous l’avons vu précédemment. 

Vous savez désormais envoyer et recevoir des e-mails, maintenant il est temps pour vous de vous entraîner !