Objectif de l'atelier

• Distinguer candidature par e-mail vs formulaire en ligne

• Remplir un formulaire : champs obligatoires (*), menus/cases, CAPTCHA, étapes aperçu → envoi

• Préparer le dossier en PDF et disponible en local 

• Savoir uploader, vérifier et corriger les documents avant l’envoi

• Envoyer une candidature par e-mail : adresse, objet, message pro, signature, pièces jointes (PC & smartphone)

Postulons en ligne !

Tout d’abord, distinguons postulation par mail et postulation en ligne. 

Dans la postulation par mail, le candidat envoie un dossier classique avec une lettre de motivation, son CV, ses certificats de travail, ses diplômes, etc. Il doit convaincre de la même manière que s’il avait envoyé sa candidature par voie postale. 

Quant à la candidature en ligne, le candidat remplit un formulaire en ligne sur un site Internet avec des champs de saisie prédéfinis. Dans la plupart des cas, il a également la possibilité de télécharger des documents tels que des CV ou des certificats de travail.  

Qu'est-ce qu'un formulaire en ligne ?

Un formulaire en ligne est une page ou un ensemble de pages web dans lesquelles on trouvera des champs de saisie à remplir manuellement, des menus déroulants avec une proposition prédéfinie à choisir, des cases à cocher qui permettent de choisir une seule réponse (case ronde) ou plusieurs réponses parmi d’autres (case carrée) et enfin des boutons pour uploader (importer) les éléments du dossier de candidature, passer à la page suivante et envoyer le formulaire. 

* devant un champ signifie qu’il est obligatoire de fournir cette information, sans quoi le formulaire ne pourra pas être envoyé.

De plus en plus, sur certains formulaires, on trouve un CAPTCHA suivi d’une case de saisie du code ou d’un test à passer.

Important ! 

Avant de démarrer une postulation en ligne, il faut s’assurer que tous les documents de votre dossier de candidature sont sur l’appareil que vous utilisez pour la postulation, en local et non pas dans un cloud (Drive, iCloud, Onedrive…) ou dans la boîte de messagerie. Si vos documents sont dans votre Cloud ou dans vos mails, il faut les télécharger au préalable.

Postulons depuis un job board : Jobup

Après avoir pris connaissance de l’offre et jugé que votre profil convient aux critères obligatoires, vous cliquez sur le bouton > Postuler

un nouvel onglet apparaît sur votre navigateur avec le formulaire de postulation en ligne  : 

Remplir le formulaire

• cochez Monsieur ou Madame en cliquant dessus
• remplissez les différents différents champs de saisie manuelle obligatoires (avec *)
• choisissez une proposition dans le champ Disponibilité en cliquant sur la flèche puis sur la bonne réponse. Faites de même avec le champ Permis de travail

• ajoutez les différents documents du dossier de candidature (CV, lettre de motivation, autres documents). Pour cela, cliquez sur la flèche du champ Ajouter un CV puis sur Ajouter un document

Vous serez envoyé sur l’explorateur de fichiers de votre ordinateur ou de votre smartphone où doivent se trouver les documents de votre dossier de candidature. 

Il vous suffira de double-cliquer sur le bon fichier (ou clic simple suivi de clic sur le bouton > Ouvrir) pour l'ajouter à votre formulaire.

Il est possible d’ajouter un autre CV en cliquant sur Ajouter un autre document, ou de supprimer le document qu’on a ajouté en cliquant sur l'icône de la Corbeille.  Lorsqu’il y a plusieurs documents ajoutés, on peut sélectionner juste celui qu’on souhaite envoyer, en décochant tous les autres.

• Faire de même avec la lettre de motivation et les autres documents de votre dossier de candidature en cliquant respectivement sur la flèche concernée.

Vous pouvez cliquer sur le lien du document ajouté pour l’ouvrir sur votre navigateur et vérifier qu’il s’agit du bon document.

• Après avoir ajouté tous les documents de votre dossier de candidature, cliquez sur le bouton > Aperçu. 

L’aperçu est l’avant dernière étape de la postulation. Elle permet de contrôler l’exactitude de toutes les informations fournies, de vérifier qu’on a ajouté les bons documents demandés. En cas d’erreur, il faut cliquer sur le crayon pour revenir en arrière et modifier la partie concernée.

• Si tout est OK, il suffit de cliquer sur le bouton > Envoyer la candidature pour finaliser la postulation en ligne. Un message apparaît vous félicitant de votre postulation. Et en principe, un mail de confirmation de réception de votre candidature est envoyé dans la boîte de messagerie que vous avez précisée dans le formulaire.

Postulons depuis le site d’une agence de recrutement : Adecco

La procédure est quasiment la même. Il s'agit de remplir un formulaire en ligne avec juste quelques différences.

Etape 1 : l’annonce 

Ici, on clique sur le bouton > Apply qui veut dire Postuler en anglais. On remplit les champs du formulaire (saisies manuelles, menus déroulants, cases à cocher…) en faisant attention de remplir tous les champs obligatoires (avec *).

Etape 2 : la postulation en ligne

• Pour ajouter les éléments (CV, LM, Certificats…) de votre dossier de candidature, cliquez sur le bouton > Sélectionner un fichier du document concerné, retrouvez-le sur votre appareil en local et double-cliquez dessus pour l’ajouter au formulaire.
• Cliquez sur le bouton > Postuler maintenant pour finaliser votre postulation en ligne.

Un message apparaît vous félicitant de votre postulation et vous informant des étapes du processus de recrutement. Et en principe, un mail de confirmation de réception de votre candidature est envoyé dans la boîte de messagerie que vous avez précisée dans le formulaire.

Postulons directement depuis le site d’une entreprise 

Depuis le site de l’entreprise, nous prendrons le cas de Migros SA pour notre exemple, il faut aller sur la page de l’annonce qui nous intéresse et qui convient à notre profil, et cliquer sur le bouton > Postuler maintenant

Le formulaire en ligne est ouvert sur un nouvel onglet.

Il suffira de remplir le formulaire en fournissant toutes les informations obligatoires (données comme documents), puis de valider la postulation en cliquant sur le bouton > Soumettre définitivement la candidature.

La candidature est envoyée et un message de confirmation est affiché, de même qu’un mail de notification est envoyé à l’adresse email saisie dans la case e-mail du formulaire.

Pré-remplissage du formulaire en ligne

Pour éviter de chaque fois remplir un formulaire en ligne à chaque postulation, il existe des solutions de pré-remplissage de celui-ci. 

Pré-remplissage depuis votre profil de connexion à un job board

En vous inscrivant (créant un compte) à des job boards comme Jobup ou Indeed, vous avez la possibilité de remplir votre profil qui contiendra à peu près les mêmes informations demandées lors d’une candidature en ligne depuis un formulaire (données comme documents). 

Lorsqu’on lance la procédure de candidature en ligne, le formulaire va récupérer ces informations du profil et s’auto-remplir.

Il ne vous restera qu’à vérifier la validité des informations (données comme documents), à les modifier le cas échéant, et à envoyer la candidature.

Pré-remplissage depuis votre CV

Certains formulaires demandent, dès le départ (tout en haut du formulaire), de charger votre CV. C’est le cas des formulaires de Smart Recruiters par exemple. Une fois le CV chargé, le formulaire va le lire et remplir automatiquement les cases du formulaire. Il ne vous restera qu'à vérifier la cohérence des données remplies, les modifier le cas échéant et à ajouter les documents du dossier de candidature (CV, LM, etc.) avant d’envoyer votre candidature

En conclusion

Le processus de postulation en ligne commence par la préparation minutieuse de votre dossier de candidature. Une fois que vous avez trouvé une offre d'emploi qui vous intéresse, assurez-vous que vos documents sont complets et facilement accessibles localement sur votre ordinateur ou appareil mobile. Vos fichiers doivent être au format PDF et respecter les instructions spécifiques de l'annonce.

Avant de postuler, évaluez soigneusement si l'offre correspond à votre profil. Analysez les exigences du poste et le profil recherché. Concentrez-vous sur les compétences essentielles et les critères obligatoires. Si vous ne les remplissez pas, le poste pourrait ne pas être le meilleur choix pour vous.

Lorsque vous êtes sûr que votre dossier est prêt et que l'offre vous convient, vous pouvez entamer le processus de postulation en ligne. Selon la plateforme ou l'entreprise, vous pourriez avoir à remplir un formulaire en ligne ou à pré-remplir certaines sections à partir de votre profil existant sur des sites de recrutement. Assurez-vous que vos documents sont disponibles localement sur votre appareil, puis suivez les étapes pour remplir le formulaire. Vous devrez peut-être télécharger votre CV, lettre de motivation et d'autres documents, avant de prévisualiser vos informations et les fichiers attachés. Si tout est conforme, vous pouvez finaliser la postulation en cliquant sur le bouton d'envoi.

Ce processus peut varier selon les sites web et les entreprises, mais l'essentiel reste la préparation minutieuse, l'évaluation de la convenance de l'offre et le respect des directives pour postuler en ligne de manière efficace.

Postulation par email: jamais sans mes pièces jointes

Objectif de cet atelier:

• copier coller l'adresse email du recruteur ou de l'entreprise
• écrire un email professionnel (destinataire, objet, contenu en créant un modèle, signature)
• ajouter le dossier de candidature au format PDF en pièces jointes (CV, LM, CT et formations)

Votre CV étant fait, il est à présent temps pour vous de l’envoyer. Mais alors… Quelle est la meilleure façon de procéder et quel type de fichier est à privilégier ?

Dans cet atelier, nous allons apprendre à exporter notre CV dans le format approprié et à l'envoyer par e-mail et ceci, depuis votre ordinateur et votre smartphone. 

 Exporter votre CV et l’envoyer

Votre CV est à présent prêt et sauvegardé sur votre Drive. Pour l’envoyer, il vous faut, dans un premier temps, l'exporter.

Exporter un fichier est l’action de créer une copie de ce fichier qui n’est pas éditable, dans un but de sauvegarde, d’envoi et de partage.

Certaines des extensions les plus communes sont le JPEG pour les images, le PDF pour les documents textes et le .docx qui est un format d’édition de Microsoft Word.

Pour commencer à exporter votre CV, ouvrez-le dans Google Docs.

Si vous ne savez pas comment créer et enregistrer votre CV dans Google Drive consultez notre Atelier : Créer votre CV et lettre de motivation avec Google Template.

Quel format pour un envoi par e-mail?

Nous allons à présent exporter votre CV en PDF. Le format PDF est le format privilégié pour le partage sur Internet de fichiers. Ce format a la particularité de pouvoir être consulté sur tous les supports, et ce, sans faire appel à une application spécifique, ce qui en fait le format de fichier le plus demandé, lorsqu’il s’agit de partager des documents.

Pour exporter votre CV, sur la page Google Docs, cliquez sur > Fichier pour ouvrir le panneau d’option qui est lié à votre fichier.

Puis sélectionnez > Télécharger. 

Choisissez ensuite > Document PDF (.pdf) pour exporter votre fichier en format PDF.

Vous devrez toutefois spécifier l’emplacement d’enregistrement de ce fichier.

Envoyer votre CV par e-mail

Une fois votre CV exporté, il faut à présent l’envoyer par e-mail.

Pour ce faire, il y a deux façons de procéder.

Vous pouvez, dans un premier temps, envoyer votre CV directement depuis Google Docs.

Afin de lancer le processus, cliquez sur > Fichier. Ensuite, sélectionnez l’onglet > E-mail puis > Envoyer ce fichier par e-mail.

Une fois tout ceci sélectionné, une nouvelle fenêtre apparaît. Il faudra renseigner dans cette fenêtre l’adresse e-mail de votre contact, c’est-à-dire la personne à qui vous désirez envoyer votre CV. Ajoutez votre message, ainsi que le format du fichier que vous souhaitez envoyer.

Notez que le format par défaut est le PDF.

Ce fichier sera ajouté en pièce jointe et directement transmis depuis votre Gmail.

Cliquez ensuite sur le bouton > Envoyer pour transmettre votre e-mail.

La deuxième manière consiste à ouvrir Gmail et à envoyer manuellement votre fichier.
Pour commencer, vous devez d’abord accéder à votre Gmail, via le panneau d’accès rapide des applications Google.

Une fois sur votre Gmail, créer un nouveau message à l’aide du bouton > +Nouveau message, situé en haut du panneau de gauche.

Une fenêtre va s’ouvrir, sur le côté droit de votre écran, qui va vous permettre de préparer votre e-mail.

Il vous faudra renseigner l'adresse e-mail de votre destinataire, le titre de votre envoi, ainsi que le texte de votre message.

Ensuite, pour ajouter votre pièce jointe, vous cliquez sur > le petit trombone qui est l'icône pour joindre un fichier lié, que vous trouvez dans votre barre d’outil. 

Un panneau va s’ouvrir pour vous demander d’ajouter votre pièce jointe. Il vous suffit d’aller chercher votre document CV dans l’emplacement où vous l’avez sauvegardé plus tôt. 

 Puis sélectionnez le document que vous souhaitez envoyer…

Et pour terminer, cliquez sur > Ouvrir

Votre fichier est à présent ajouté à votre e-mail. 

Il ne reste plus qu'à cliquer sur > Envoyer.

Voilà ! Votre e-mail est à présent envoyé à votre destinataire avec votre CV attaché en pièce jointe.

Envoyer votre CV par e-mail depuis un smartphone

 Pour envoyer votre CV depuis votre smartphone, la manière la plus simple consiste à accéder à Google Docs sur votre Smartphone.
Vous pouvez retrouver l’application Google Docs sur Android grâce à ce lien : Google Docs Android ou pour un téléphone iOS Apple, grâce à ce lien : Google Docs Apple.
Ouvrez votre CV dans Google Docs sur Smartphone. 

Ensuite, appuyez sur le bouton d’accès aux options situé en haut à droite de l’écran. 

Un panneau va s’ouvrir avec les différentes options proposées et possibles pour ce type de document.

Choisissez > Partager et exporter.

Puis, dans les options de partage, choisissez > Envoyer une copie.

Il vous faut à présent spécifier le format de l’envoi. Puisque vous désirez envoyer un PDF, sélectionnez > Document PDF, ensuite, cliquez sur > OK.

Un écran vous présentant les applications qui sont à même de recevoir votre fichier va s’ouvrir immédiatement.

 Choisissez ce qui vous convient. Pour cet exemple, nous choisirons Gmail.

L’application Gmail va s’ouvrir avec votre document en pièce jointe. Il ne vous suffira plus qu'à renseigner les informations avant l’envoi, c’est-à-dire l'adresse e-mail de votre destinataire, votre titre, le contenu de votre message.

Cliquez ensuite sur > le bouton d’envoi en haut de la fenêtre, en forme de petit avion en papier.

Voilà, votre e-mail est envoyé.

En conclusion

Il est très simple de sauvegarder, exporter, et même envoyer votre CV depuis Google Docs. Il est donc important de penser au format du fichier lors de votre envoi. Cependant, retenez que, par défaut, un fichier PDF vous sera demandé dans la majeure partie des cas. Google Docs vous permet ainsi de créer et d’envoyer directement ce type de fichier depuis votre navigateur et ceci, quel que soit votre appareil.